Senin, 19 November 2012

FUNNY SPONGEBOB

Diposting oleh Unknown di 04.38 0 komentar

Jumat, 16 November 2012

Mengelola pertemuan rapat

Diposting oleh Unknown di 00.29 0 komentar

Mengelola Pertemuan atau Rapat


  1. Lima fungsi rapat:
    1. Untuk memecahkan masalah.
    2. Untuk menyampaikan informasi.
    3. Sebagai forum demokrasi.
    4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
    5. Sebagai sarana bernegoisasi.
  2. Perbedaan rapat pemecahan masalah dengan rapat perundingan:
    1. Rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
    2. Rapat perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
  3. Jenis-jenis rapat menurut sifatnya:
    1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
    2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
    3. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
    4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
  4. Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:
    1. Suasana terbuka
    2. Tidak ada monopoli
    3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
    4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
    5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
    6. Pertanyaan singkat dan jelas
    7. Disiplin waktu
  5. Tiga tipe pemimpin rapat:
    1. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
    2. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
    3. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
  6. Tipe peserta rapat:
    1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
    2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.
    3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.
  7. Fungsi pemimpin rapat:
    1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang  telah ditentukan dapat tercapai.
    2. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.
  8. Fungsi peserta rapat:
    1. Sebagai penyumbang data, yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
    2. Sebagai perumus kesimpulan, yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. 
    3. Sebagai penerima hasil rapat, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
  9. Tiga teknik pengendalian rapat:
    1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
    2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.
    3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.
  10. Perbedaan teknik bertanya dalam rapat, pertanyaan langsung dengan pertanyaan tidak langsung:
    1. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi.
    2. Pertanyaan tidak langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

Kegiatan Belajar 2
  1. Perbedaan agenda rapat dengan susunan acara rapat: Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat (agenda rapat).
    1. Tiga bahan rapat:
      1. Agenda rapat/susunan acara rapat.
      2. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dan sebagainya).
      3. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
    2. Delapan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan:
      1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
      2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
      3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
      4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
      5.  Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
      6. Block note dengan bolpointnya.
      7. Name tag untuk peserta.
      8. Komputer atau laptop.
    3. Enam persyaratan undangan rapat formal yang baik:
      1. Menggunakan kop atau kepala surat.
      2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
      3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
      4. Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
      5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
      6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
    4. Empat model pengaturan (layout) ruang rapat dan berikan contohnya:
      1. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
      2. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
      3. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
      4. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table.

  1.  
    1. Perbedaan notula resume dengan notula verbatim:
      1. Notula resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat.
      2. Notula verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi.
    2. Empat fungsi catatan rapat:
      1. Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
      2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen/tidak hadir.
      3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
      4. Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
    3. Urutan susunan notula:
      1. Judul notula
      2. Tanggal, bulan, dan tahun notula dibuat
      3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat
      4. Nama pimpinan dan sekretaris rapat
      5. Jumlah peserta rapat yang diundang
      6. Jumlah peserta rapat yang hadir (nama-nama peserta rapat disebutkan apabila peserta rapat yang hadir kurang dari 10 orang, tapi bila peserta rapat lebih dari 10 orang, nama-nama peserta rapat yang hadir terlampir dalam daftar hadir)
      7. Jumlah peserta yang tidak hadir
      8. Acara atau agenda rapat
      9. Jalannya rapat atau risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup)
      10. Tanda tangan pembuat notula
      11. Pengesahan oleh pimpinan rapat
    4. Pengertian istilah:
      1. Adjournment adalah Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
      2. Addendum adalah tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.
      3. Point of order adalah pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
      4. Right of reply adalah hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
      5. Subcommittee adalah salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite.
    5. Lima istilah yang biasa digunakan dalam suatu rapat beserta pengertiannya.
      1. Teller adalah orang yang ditugaskan menghitung suara pada rapat.
      2. Unanimous adalah resolusi yang disetujui anggotanya.
      3. Voting adalah pemungutan suara anggota rapat
      4. Standing orders adalah pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
      5. Out of order adalah suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat.

    1. Lima cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat:
      1. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat
      2. Pendistribusian melalui faksimile
      3. Pendistribusian melalui e-mail
      4. Pendistribusian melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat
      5. Pendistribusian langsung
    2. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui jasa petugas/kurir perusahaan, yaitu dengan dibagikan langsung oleh petugas/kurir perusahaan kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan/rapat.
    3. Cara pendistribusian hasil pertemuan/rapat melalui facsimile
      1. Siapkan dokumen (hasil pertemuan/rapat) yang akan dikirim. Dokumen ini dapat ditulis tangan atau diketik (dengan mesin tik atau komputer) pada kertas biasa.
      2. Letakkan dokumen yang akan dikirim pada papan tempat pengiriman dokumen dengan posisi tulisan menghadap ke bawah dan bagian atas dokumen berada di bawah.
      3. Tekan tombol quality sampai pada layar tertulis standard, fine, atau half-tone. Pilihlah kualitas hasil pengiriman dokumen yang diinginkan.
      4. Tekan tombol monitor.
      5. Tekan nomor faksimile yang dituju.
      6. Tekan tombol start/copy.
      7. Secara otomatis mesin faksimile akan memutar sendiri dan akan terdengar melalui speaker monitor hubungan tersambung atau tidak.
      8. Apabila pengiriman sedang berlangsung tetapi hendak dibatalkan atau hanya sebagian dokumen saja yang akan dikirim, tekan tombol eject/reset.
    4. Cara pengiriman hasil rapat melalui e-mail:
      1. Buka situs website, misalnya http://www.yahoo.com.
      2. Klik menu mail.
      3. Isikan Yahoo!ID dan Password, kemudian klik Sign In.
      4. Klik menu New, kemudian pilih E-mail Message.
      5. Selanjutnya akan muncul lembar kerja.
1)      Ketik alamat e-mail yang dituju pada kolom To.
2)      Ketik topik mengenai hasil pertemuan pada kolom Subject.
3)      Tulis berita/surat pengantar pada lembar kerja yang kosong.
4)      Klik attach Files untuk melampirkan dokumen hasil rapat.
5)      Cari file dokumen hasil rapat.
6)      Setelah proses attachment selesai, klik menu send.
  1. Cara pengiriman hasil rapat melalui jasa perusahaan pos/kiriman kilat:
    1. Masukkan hasil rapat yang akan dikirimkan ke dalam amplop dengan dilampiri surat pengantar.
    2. Pilih jenis pengiriman berdasarkan cepat/lambatnya hasil rapat tersebut harus diketahui oleh peserta rapat atau pihak-pihak yang memerlukan.
    3. Serahkan semua berkas yang akan dikirimkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat sebagai bukti bahwa berkas hasil rapat telah dikirim melalui pos. Buku ekspedisi ekstern dapat Anda lihat kembali di halamn 44.
    4. Pengiriman hasil pertemuan/rapat sebaiknya dilakukan melalui pengiriman kilat tercatat atau perusahaan jasa pengiriman yang mempunyai tanda terima.


    1. Perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi:
      1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
      2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
    2. Jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya:
      1. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
      2. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
      3. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
      4. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, dan sebagainya.
    3. Tipe-tipe pemimpin rapat:
      1. Tipe otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
      2. Tipe demokratis adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
      3. Tipe laizess faire adalah pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
    4. Tipe-tipe peserta rapat:
      1. Tipe pemberi informasi adalah peserta rapat yang memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan.
      2. Tipe inisiatif adalah peserta rapat yang akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi.
      3. Tipe perantara adalah peserta rapat yang akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih kurang jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas.
    5. Empat fungsi pemimpin rapat:
      1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
      2. Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.
      3. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.
      4. Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.
    6. Lima fungsi peserta rapat:
      1. Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang saksama.
      2. Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
      3. Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.
      4. Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
      5. Sebagai penerima hasil keputusan, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
    7. Pengendalian rapat gabungan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas. Begitu seterusnya hingga rapat selesai.
    8. Tiga teknik bertanya dalam rapat:
      1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya.
      2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta rapat yang asyik dengan percakapan pribadi.
      3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.
    9. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan rapat formal:
      1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
      2. Menentukan Peserta Rapat
      3. Membuat Undangan Rapat
      4. Membuat Daftar Hadir Rapat
      5. Mempersiapkan Bahan Rapat
      6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
      7. Mempersiapkan Ruang Rapat
      8. Mempersiapkan Akomodasi/Penginapan
      9. Mempersiapkan Transportasi
      10. Mempersiapkan Konsumsi
      11. Mempersiapkan Unit Kesehatan
      12. Pengecekan Persiapan Terakhir
    10. Pendistribusian hasil rapat secara langsung dilakukan, apabila notula dibuat langsung dengan diketik pada komputer/Laptop, maka ketika rapat selesai dan notula selesai disusun, notula dapat diedarkan kepada semua peserta rapat yang hadir melalui media penyimpanan (Flashdisk/harddisk external) atau melalui email bagi peserta rapat yang tidak hadir.

    Sumber : Penerbit Erlangga
    Sumber 2 :
  1. Perbedaan antara agenda rapat dengan susunan acara yaitu sebagai berikut:
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda.
Berikut ini contoh agenda rapat.
 PT DUNIA GEMILANG JAYA
 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
 Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777
AGENDA RAPAT
INOVASI PRODUK
  1. Pembukaan
  2. Pengarahan Pimpinan Rapat
  3. Laporan Bagian Produksi
  4. Laporan Bagian Keuangan
  5. Laporan Bagian Pemasaran
  6. Pembahasan dan Tanya Jawab
  7. Penutup
Berikut ini contoh susunan acara rapat.
 PT. DUNIA GEMILANG JAYA
 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan
 Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777
SUSUNAN ACARA
RAPAT INOVASI PRODUK
  1. 08.00 – 08.30  Registrasi
  2. 08.30 – 09.00  Pembukaan
  3. 09.00 – 09.30  Pengarahan Pimpinan Rapat
  4. 09.30 – 09.45  Laporan Bagian Produksi
  5. 09.45 – 10.00  Laporan Bagian Keuangan
  6. 10.00 – 10.15  Laporan Bagian Pemasaran
  7. 10.15 – 11.00  Pembahasan dan Tanya Jawab
  8. 11.00               Penutup
  1. Tiga bahan-bahan rapat yaitu sebagai berikut:
    1. Agenda rapat.
    2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
    3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dan sebagainya).
  1. 8 (delapan) peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan rapat sehingga rapat dapat terselenggara dengan baik yaitu sebagai berikut.
  1. White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
  2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
  3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
  4. Sound System lengkap dengan mikroponnya.
  5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
  6. Block note dengan bolpointnya.
  7. Name tag untuk peserta.
  8. Komputer atau laptop
  1. Persyaratan undangan rapat yang baik yaitu sebagai berikut.
  1. Menggunakan kop atau kepala surat.
  2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
  3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
  4. Mencantumkan nama orang-orang yang diundang rapat.
  5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
  6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Berikut contoh surat undangan rapat.
           PT. DUNIA GEMILANG JAYA
 Jalan Raya Pasar Minggu Kav. 15 Jakarta Selatan                     
Telp. (021) 7998888  Faks. (021) 7997777
Nomor             :  100/U/II/2009                                                          5 Februari 2009
Lampiran         :  -
Perihal             :  Undangan Rapat
Yth.  Bapak/Ibu Manager  ……………………
PT. DUNIA GEMILANG JAYA
Dengan hormat,
Menindaklanjuti hasil Rapat Evaluasi Bagian Pemasaran Semester II Tahun 2008,  kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu pada:
Hari/Tanggal      :  Rabu, 11 Februari 2009
Waktu                :  Pukul 08.00 WIB
Tempat               :  Meeting Room 202
Acara                  :  Inovasi Produk
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
                                                Hormat kami,
                                                                                                Ir. Budiono Utomo
                                                                                                Direktur Utama

Perjalanan Dinas

Diposting oleh Unknown di 00.26 1 komentar

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
    1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
      1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
      2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
      3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
  1. Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
    1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.
    2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
    3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.
    4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
    5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
  2. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
    1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
    2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
    3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
    4. Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
    5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
    6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
    7. Customs regulations (peraturankepabeanan.
    8. Baggage (bagasi).
    9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
    10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
  3. Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
    1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
    2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
    3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
    4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
    5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
    6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
    7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
  4. Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
    1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
    2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
    3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
    4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
  5. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
  6. Dokumen internal:  surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
  1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
    1. kartu tanda penduduk (KTP),
    2. kartu keluarga (KK),
    3. ijazah pendidikan terakhir,
    4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
    5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
    6. akta kelahiran,
    7. surat tugas dari instansi terkait.
  2. Macam-macam paspor:
    1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
    2. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
    3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
    4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
    5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
  3. Macam-macam visa:
    1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
    2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
    3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
    4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
    5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
    6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
  4. Syarat-syarat mendapatkan visa:
    1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
    2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
    3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
    4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
    5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
    6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
    7. Menyerahkan pas foto berwarna.
  5. Istilah-istilah”
    1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
    2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
    3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
    4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
    5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
  6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
    1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
    2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
    3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
    4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
  7. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
    1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
    2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
    3. Biaya akomodasi.
    4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
    5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
    6. Biaya konsumsi.
    7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.


Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan  harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
    1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:
a.    Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.    Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
  1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
    1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
    2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
    3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
  2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
    1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
    2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
    3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
    4. Jenis transportasi yang dipakai.
    5. Tujuan perjalanan bisnis.
    6. Kapan selesai/tiba kembali.
  3. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
  4. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
  5. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
    1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
    2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
    3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
  6. Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
    1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
    2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
    3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
a.   Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.    Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5.    Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6.    Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
  1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
  2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
  3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
7.    Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
  1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil
Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1)         Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2)         Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3)         Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4)         Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)         Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)         Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
  1. Perjalanan bisnis menggunakan kereta api
Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1)      Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3)       Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
  1. Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:
1)      Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
3)      Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4)      Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
5)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
7)      Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8)      Menyiapkan rencana perjalanan.
  1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
    1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
    2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
    3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:
• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.
  1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
  2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
  3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:
1)         nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2)         nama-nama maskapai penerbangan,
3)         jadwal perjalanan kereta api.

  1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
    1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
    2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
    3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
  2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
    1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
    2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
    3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
    4. Jenis transportasi yang dipakai.
    5. Tujuan perjalanan bisnis.
    6. Kapan selesai/tiba kembali.
  3. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
  4. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
    1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
    2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
    3. Biaya akomodasi.
    4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
    5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
    6. Biaya konsumsi.
    7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
  5. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
  6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
    1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
    2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
    3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
    4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out

Kamis, 15 November 2012

Jendela Motivasi

Diposting oleh Unknown di 23.15 0 komentar
Dua orang pria keduanya menderita sakit keras sedang di rawat di sebuah kamar rumah sakit. Seorang di antaranya menderita suatu penyakit yang mengharuskannya duduk di tempat tidur selama 1 jam di setiap sore untuk mengosongkan cairan di paru-parunya. Kebetulan tempat tidurnya berada tepat di sisi jjendela satu-satunya yang ada di kamar itu. Sedangkan pria satunya harus berbaring lurus di atas punggungnya.
Setiap hari mereka saling bercakap-cakap selama berjam-jam,mereka membicarakan isti dan keluarga, rumah dan pekerjaan, keterlibatan mereka di ketentaraan, dan tempat-tempat yang mereka kunjungi selama liburan.
setiap sore, ketika pria yang tempat tidurnya berada di dekat jendela di perbolehkan untuk duduk, ia menceritakan tentang apa yang terlihat di luar jendela kepada rekan sekamarnya. selama 1 jam itulah, pria kedua merasa senang dan bergairah membayangkan betapa luas dan indahnya semua kegiatan dan warna-warna indah yang ada di luar sana.
"di luar jendela, tampak sebuah taman dengan kolam yang indah. itik dan angsa yang berenang-renang cantik sedangkan anak-anak bermain dengan perahu-perahu mainan. Betapa pasangan berjalan bergandengan di tengah taman yang di penuhi dengan berbagai macam bunga berwarnakan pelangi. Sebuah pohon tua besar menghiasi taman itu. jauh di atas sana terlihat kaki langit kota yang mempesona. Suatu senja yang indah."
pria pertama itu menceritakan keadaan di luar jendela dengan detail, sedangkan pria yang lain berbaring memejamkan mata membayangkan semua keindahan pemandangan tu. perasaannya menjadi lebih tenang dalam menjalani kesehariaannya di rumah sakit itu. semangat hidupnya kembali menjadi lebih kuat, percaya dirinya bertambah.
pada suatu sore yang lain, pria yang duduk di jendela dengan detail.menceritakan tentang parade karvanal yang sedang melintas. Meski pria yang kedua tidak dapat mendengar suara parade itu, namun ia dapat melihat melalui pandangan mata pria yang pertama yang menggambarkan semua itu dengan kata-kata yang indah."
Begitulah seterusnya, dari hari ke hari. Dan satu minggu pun berlalu.
Suatu pagi, perawat datang membawa sebaskom air hangat untuk mandi. Ia mendapati ternyata pria yang berbaring di dekat jendela itu meninggal dunia dengan tenang dalam tidurnya. Perawat itu menjadi sedih lalu memanggil perawat yang lain untuk memindahkannya ke ruang jenazah. Kemudian pria yang kedua ini memnta kepada perawat agar ia bisa di pindahkan ke tempat tidur di dekat jendela itu. Perawat itu menuruti kemauannya dengan senang hati mempersiapkan segala sesuatunya. ketika semuanya selesai, ia meninggalkan pria tadi seorang diri di dalam kamar.
Dengan perlahan dan kesakitan, pria ini memaksakan diri untuk bangun. Ia ingin sekali melihat keindahan dunia luar melalui jendela itu. Betapa senang hatinya, akhrnya ia bisa melihat sendiri dan menikmati semua keindahan itu. Hatinya tegang, perlahan ia menjengukkan kepalanya ke jendela samping tempat tidurnya. Dan apa yang di lihatnya ? ternyata jendela itu menghadap sebuah tembok kosong.
Ia berseru memanggil perawat dan menanyakan apa yang membuat pria yang sudah wafat tadi bercerita seolah-olah melihat semua pemandanngan yang luar biasa di balik jendela itu. Perawat itu menjawab bahwa sesungguhnya pria tadi adalah seorang yang buta bahkan tidak bisa melihat tembok sekalipun.
"Barangkali ia ingin memberimu semangat hidup"kata perawat itu.
 

Jejhe's Purple Copyright © 2012 Design by Antonia Sundrani Vinte e poucos